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預訂首先涉及的是會議代表們的房價問題。大部分會議要提前幾個月進行計劃組織，酒店營銷部不應承諾任何不變的價格。這個策略通常在首輪談判中即應談到，在最后的合同中也應包括，并注明“所有的價格隨時會改變”，這可以維護雙方的利益。
 

1.酒店會議價格制定的依據
很自然，價格在不同酒店之間，甚至在同一酒店里也會有差異。酒店價格通常根據以下因素來決定：旺季或淡季、團隊大小、逗留天數、房間種類，使用房間天數、已知的出席情況及過去會議團隊的困難等。
2.酒店決定會議價格的主要形式
（1）公開價
所有價格像郵寄答復卡上講的那樣，沒有任何折扣或優惠，這是酒店為益于記錄而采取的定價方法。
（2）滾動式房價
把所有房間除套間外都定價在最低價和最高價之間，而不管樓層及地理位置。有些顧客付多于平均價的房價，有些顧客卻付少于平均價的房價，這又叫做無差別定價。