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酒店營銷部還可備一套檔案目錄卡，依文檔室的文檔名稱編目。酒店營銷人員只要一看卡片就可知道有沒有某一機構(gòu)團隊的文檔資料。
用于個人推銷、宴會推銷以及會議推銷的最新且正確的郵寄名單是非常必要的。酒店應當定期檢查這些郵寄名單，使其具有時效性，因為過時的姓名、地址對于任何函件將無效果可言。
酒店營銷部門在營運中，最好備有房間用途登記薄，因為沒有這種登記薄就無法進行有效的計劃預訂。有些酒店擁有大量的多用途房間，例如商務會議房。如果沒有一本房間用途登記薄，酒店對這種生意就不可能做到有效的管理。
當然，酒店也可用活頁紙每天進行登記。具體方法為：列在紙業(yè)左邊的是各種可用于進餐、開會或其他任何用途的房間。依據(jù)這些房間的使用頻率，每一房間欄下應有六行空白，用以登記同一天的用途，如早餐、上午集會、午餐、下午集會、晚餐以及夜間用途。活頁紙上方橫行項目為：機關(guān)或個人姓名、用途的種類、時間、出席人數(shù)、價格、預訂人、設計人、負責人的地址及電話號碼、備注。臨時的登記可用鉛筆，業(yè)務已確定的事項則用墨水筆。
 

顧客記錄系統(tǒng)的實際運用在于追蹤營銷機會，使老顧客不致流失他處，如果有一段時間沒見某一位老顧客的面，無論是六個月、一年，甚至兩年，酒店就得寫一封信給這位老顧客。寄信給老顧客時若能附上貼足郵資的回卡，通常會有理想的結(jié)果，繼之而來的可能就是訂房。
顧客記錄除了有助于營銷推廣之外，還有許多優(yōu)點，主要是在營銷緊迫時期可以參考顧客的信用，以及可用作接受訂房的參考。同時她還可以提供確切的警告，讓酒店知道那些顧客是不受歡迎的。
 

 

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